Was die EU Whistleblower-Richtlinie für Unternehmen bedeutet

Am 23. Oktober 2019 wurde die sogenannte „Whistleblower-Richtlinie“ von der Europäischen Union verabschiedet. Diese soll den Schutz von Hinweisgeber:innen in Unternehmen fördern. Das Bundesministerium der Justiz hat im April 2022 einen entsprechenden Entwurf zur Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht vorgelegt. Nach diesem Entwurf sind Unternehmen verpflichtet, Kanäle zur Meldung von Rechtsverstößen innerhalb des Unternehmens einzurichten.

Wer ist betroffen?
Nach dem Entwurf des Justizministeriums sind Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen verpflichtet, entsprechende Meldekanäle einzurichten. Für Unternehmen mit bis zu 249 Mitarbeiter:innen gilt nach dem Inkrafttreten des Gesetzes der 17. Dezember 2023 als Frist zur Einrichtung der entsprechenden Meldekanäle. Für größere Unternehmen gilt diese verlängerte Frist nach Inkrafttreten des Gesetzes nicht.

Was ist zu tun?
Betroffene Unternehmen müssen Kanäle für interne Meldungen einrichten. Sie müssen ihren Mitarbeiter:innen also ermöglichen, auf rechtswidriges Verhalten hinweisen zu können. Die Kanäle müssen so eingerichtet sein, dass die Vertraulichkeit der Hinweisgeber:innen gewahrt bleibt und eine Rückmeldung über den Eingang einer Meldung innerhalb von 7 Tagen gewährleistet werden kann. Hinweise sollen entweder mündlich oder in Textform eingereicht werden können. Unternehmen können optional die Möglichkeit von anonymen Meldungen schaffen. In jedem Fall sind Hinweisgeber:innen durch verschiedene Schutzmaßnahmen im Gesetz vor Repressalien (wie z.B. einer Kündigung) geschützt.

Neben den internen Meldestellen sollen auch externe Meldestellen eingerichtet werden, an die sich Mitarbeiter:innen ebenfalls wenden können. Eine zentrale externe Meldestelle wird in Deutschland am Bundesamt für Justiz angesiedelt sein. Es empfiehlt sich, den Mitarbeiter:innen ein möglichst niedrigschwelliges und leicht erreichbares internes Angebot zu machen, um Meldungen an externe Stellen und somit das Eingreifen dieser Stellen zu vermeiden. Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz, wie z.B. das Nicht-bereitstellen eines Meldesystems, sollen in Zukunft als Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet werden.

Wie kann die Richtlinie umgesetzt werden?
Um die Verpflichtungen der Richtlinie bzw. des Gesetzes zu erfüllen, gibt es verschiedene Angebote. Mit unserem elsa-Tool bieten wir ein kostenloses digitales Meldesystem an. Mitarbeiter:innen können hier Hinweise ganz einfach anonym über eine Online-Maske einreichen. Den Status ihres Hinweises können Hinweisgeber:innen anschließend über einen spezifischen Link abrufen. Alternativ können Mitarbeiter:innen auch eine E-Mail-Adresse angeben, um bei Neuigkeiten direkt informiert zu werden. Beim Eingang eines neuen Hinweises werden designierte Mitarbeiter:innen per E-Mail informiert. Diese können den Hinweis dann über das elsa-Web-Portal bearbeiten, und der Hinweisgeber:in Nachrichten und Updates schicken. Hinweisgeber:innen können auf diese Nachrichten über den spezifischen Link zum Hinweis antworten. So können Hinweisgeber:innen und Bearbeiter:innen kommunizieren, während die Anonymität der Hinweisgeber:innen garantiert bleibt. Das elsa-Tool ist komplett DSGVO-konform und alle Daten werden auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Frankfurt gespeichert. Falls Sie elsa in Ihrem Unternehmen kostenlos nutzen möchten, oder Fragen zum elsa-Tool haben, kontaktieren Sie uns gerne unter kontakt@rivus-tech.de.